Is jouw ERP-systeem nog toekomstbestendig?

Een productieplanning die steeds vaker in Excel wordt aangepast. Rapportages waarvoor gegevens uit verschillende systemen moeten worden samengevoegd. Een koppeling die na iedere update opnieuw aandacht vraagt.

Los van elkaar zijn dat niet direct redenen om een ERP-systeem te vervangen. Maar wanneer zulke problemen structureel worden, kunnen ze erop wijzen dat de huidige ERP-omgeving niet meer goed aansluit op de organisatie.

De vraag is dan niet meteen: ‘Welk nieuw ERP-systeem moeten we kiezen?’, maar: ‘Waar komen de problemen vandaan en zijn ze binnen de huidige omgeving nog goed op te lossen?’

Deze zeven signalen helpen om die afweging te maken.

Signaal 1: Iedere verandering kost steeds meer tijd en geld

Nieuwe klanten, producten, machines of werkwijzen stellen andere eisen aan de organisaties. ERP moet daarin mee kunnen bewegen. Een duidelijk waarschuwingssignaal ontstaat wanneer relatief normale veranderingen steeds veel consultancy, ontwikkeltijd of maatwerk vereisen.

Het probleem zit dan niet alleen in de directe kosten. Ook noodzakelijke verbeteringen kunnen worden uitgesteld. Upgrades worden doorgeschoven, maatwerk stapelt zich op en voor bepaalde onderdelen ontstaat afhankelijkheid van een klein aantal specialisten. Daarmee nemen zowel de beheerkosten als het risico van verandering toe.

Als ERP een reden wordt om gewenste procesverbeteringen níét door te voeren, is het zinvol om de levensvatbaarheid van de huidige omgeving kritisch te bekijken.

Signaal 2: Het ERP-systeem remt de groei van je bedrijf

Een ERP-systeem moet de organisatie ondersteunen, niet afremmen. Toch gebeurt dat ongemerkt wanneer medewerkers steeds vaker handmatige oplossingen nodig hebben om hun werk uit te voeren.

Misschien herken je één van de onderstaande situaties:

• Productieplanningen die in Excel of een apart systeem worden bijgehouden;
• Voorraadgegevens die op meerdere plaatsen worden geregistreerd;
• Processen die niet kunnen worden aangepast aan nieuwe werkwijzen.

In eerste instantie lijken dit losse praktische oplossingen. Naarmate het bedrijf groeit, stapelen de gevolgen zich echter op. Meer klanten, producten, orders of vestigingen zorgen voor meer complexiteit, terwijl het systeem niet meegroeit. Daardoor besteden planners steeds meer tijd aan het herstellen van uitzonderingen, terwijl de leverbetrouwbaarheid onder druk komt te staan.

Signaal 3: Excel wordt onderdeel van je primaire proces

Excel is een waardevol hulpmiddel en blijft in veel organisaties een belangrijk onderdeel van het dagelijkse werk. Het wordt echter een risico wanneer bedrijfskritische processen afhankelijk worden van spreadsheets in plaats van het ERP-systeem.

Denk bijvoorbeeld aan productieplanning, capaciteitsberekeningen, levertijdbewaking of voor- en nacalculaties die structureel in spreadsheets worden bijgehouden.

Het gevolg is dat dezelfde informatie op meerdere plekken wordt beheerd. Medewerkers weten niet altijd welke versie actueel is en wijzigingen worden niet automatisch doorgevoerd in andere systemen. Hierdoor neemt de kans op fouten toe en wordt betrouwbare stuurinformatie steeds lastiger.

De vraag is daarom niet of Excel moet verdwijnen, maar waarom belangrijke informatie niet rechtstreeks uit het ERP-systeem beschikbaar is.

Signaal 4: Integraties worden steeds ingewikkelder

Een ERP-systeem staat zelden op zichzelf. De software moet bijvoorbeeld gegevens uitwisselen met CRM, financiële software, BI, magazijnsystemen, machines of andere productieapplicaties. Wanneer iedere nieuwe koppeling maatwerk vraagt of bestaande interfaces regelmatige problemen opleveren, wordt het een probleem.

Een update van een gekoppelde applicatie kan bijvoorbeeld gevolgen hebben voor een maatwerkkoppeling. Nieuwe software blijkt moeilijk aan te sluiten of voor kleine wijzigingen is steeds een specialist nodig. De vraag is dan niet hoeveel systemen je gebruikt, maar hoeveel moeite het kost om gegevens betrouwbaar tussen die systemen te laten stromen.

Structurele integratieproblemen kunnen erop wijzen dat de technische mogelijkheden van het ERP-platform niet meer aansluiten op de gewenste IT-omgeving.

Signaal 5: Je ERP-leverancier stopt met ondersteuning of ontwikkeling

Een ERP-systeem kan dagelijks functioneren terwijl de leverancier de ondersteuning langzaam afbouwt.

Dat kan verschillende vormen aannemen:

• Beveiligingsupdates verschijnen niet meer;
• Nieuwe functionaliteiten blijven uit;
• Nieuwe versies van gekoppelde software worden niet ondersteund.

Dat betekent niet automatisch dat het systeem direct vervangen moet worden. Het verandert wel het risicoprofiel.

Hoe lang kan de organisatie nog verantwoord met deze versie werken? Welke onderdelen worden kwetsbaar? Kan de omgeving nog worden geüpdatet? En hoeveel voorbereidingstijd is nodig als vervanging uiteindelijk noodzakelijk wordt?

Juist bij aflopende ondersteuning is het verstandig om die vragen te beantwoorden voordat er tijdsdruk ontstaat.

Signaal 6: Onvoldoende inzicht in productiecapaciteit en leverbetrouwbaarheid

Voor productiebedrijven is het essentieel om te weten wat er de komende dagen en weken geproduceerd kan worden. Daarvoor zijn actuele gegevens nodig over orders, materiaal, machinecapaciteit en de voortgang op de werkvloer.

Toch zien we in de praktijk dat planners en productiemanagers informatie uit verschillende systemen moeten verzamelen voordat ze een beslissing kunnen nemen. Bijvoorbeeld om te bepalen:

• Welke orders risico lopen op vertraging;
• Of er voldoende materiaal beschikbaar is;
• Welke capaciteit nog beschikbaar is op lasers, kantbanken of lasafdelingen;
• Of een nieuwe order binnen de gewenste levertijd geproduceerd kan worden.

Wanneer deze informatie niet eenvoudig beschikbaar is, wordt plannen steeds meer gebaseerd op ervaring en handmatige controles. Dat kan leiden tot een lagere leverbetrouwbaarheid, een minder efficiënte bezetting van machines en onverwachte knelpunten in de productie.

Signaal 7: Medewerkers omzeilen het ERP-systeem

Een systeem kan technisch correct functioneren en toch slecht aansluiten op de dagelijkse praktijk. Dit merk je bijvoorbeeld wanneer medewerkers:

• Informatie in persoonlijke bestanden bijhouden;
• Stappen overslaan omdat ze te omslachtig zijn;
• Regelmatig dezelfde handelingen opnieuw moeten uitvoeren;
• Per afdeling een eigen werkwijze ontwikkelen.

Het betekent niet direct dat de software vervangen moet worden. Soms ligt de oorzaak bij een onhandige inrichting. Soms ontbreken duidelijke procesafspraken of weten gebruikers niet welke functionaliteit al beschikbaar is.

Daarom is het belangrijk om niet alleen naar de software te kijken. Spreek ook met planners, werkvoorbereiders, inkopers, administratie en andere dagelijkse gebruikers. Als dezelfde knelpunten op meerdere plekken terugkomen en niet goed binnen de huidige omgeving zijn op te lossen, wordt vervanging een serieuzere optie.

Betekenen deze signalen dat je ERP moet vervangen?

Nee. Het herkennen van één of meerdere signalen betekent niet automatisch dat je het huidige ERP-systeem moet vervangen.

Een probleem met planning kan voortkomen uit beperkte softwarefunctionaliteit, maar ook uit een verkeerde inrichting. Onbetrouwbare rapportages kunnen het gevolg zijn van technische beperkingen, maar net zo goed van slechte stamdata of onduidelijke processen.

Wanneer begin je met oriënteren op een nieuw ERP-systeem?

Een ERP-vervanging raakt processen, gegevens en medewerkers in vrijwel de hele organisatie. Er moet worden vastgesteld wat daadwerkelijk beter moet, welke processen leidend zijn, welke data opgeschoond moet worden en welke eisen aan een nieuwe omgeving worden gesteld. Daarom is het verstandig om te beginnen zodra meerdere structurele signalen zichtbaar worden.

Oriënteren betekent daarbij nog niet dat je hebt besloten om te vervangen. Het betekent dat je onderzoekt welke risico’s er zijn, welke verbeteringen binnen de huidige omgeving mogelijk zijn en welke alternatieven beschikbaar zijn. Zo kun je een keuze maken voordat omstandigheden die keuze voor je maken.

Is jouw ERP-systeem klaar voor de toekomst?

Herken je meerdere signalen uit dit artikel? Dan is het verstandig om eerst inzicht te krijgen in de oorzaak van de knelpunten. Misschien blijkt dat optimalisatie van het huidige ERP-systeem voldoende is. Misschien is een nieuw systeem op termijn de beste keuze. Zonder een goede vergelijking blijft dit echter een aanname. 

Bij Halloy beginnen we daarom niet met software, maar met jouw organisatie.

We brengen processen, informatiestromen, afhankelijkheden en ambities in kaart. Op basis daarvan ontvang je een realistisch advies over de mogelijkheden binnen je huidige ERP-omgeving en een eventuele overstap naar een nieuw systeem.

Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen?

Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Samen onderzoeken we hoe ons ERP-systeem in uw organisatie past